L'impiegata sommersa di lavoro ripetitivo

E come riuscimmo a recuperare il suo tempo semplificando la sua operatività.

Sono Achille Astolfi, socio amministratore di Infocomm.Pro, e ti racconto una storia, simile ad altre che ho risolto.

L'impiegata di un'azienda si occupava dei rapporti con gli agenti venditori: scriveva i contratti, li aggiornava, era a conoscenza di ogni dettaglio.

L'amministratore dell'azienda aveva quindi incaricato l'impiegata di calcolare le provvigioni degli agenti sulla base delle regole specificate nei vari contratti; dal gestionale venivano estratti i dati di vendita mensile sotto forma di un foglio Excel e l'impiegata elaborava il foglio per calcolare le provvigioni.

Finché gli agenti erano pochi il lavoro dell'impiegata era sostenibile; ma con la crescita dell'azienda l'impiegata si trovò a lavorare per tre settimane al mese sul foglio Excel e le rimaneva una sola settimana per svolgere il lavoro vero, ossia tenere i rapporti con gli agenti venditori.

Sembrava che ci fosse la necessità di assumere una nuova persona per aiutare l'impiegata; ma c'era davvero bisogno di questo?

Anziché cercare nuovo personale l'amministratore mi contattò; analizzammo insieme la situazione e scoprimmo che l'elaborazione di quel foglio Excel era un lavoro ripetitivo che poteva essere automatizzato!

Studiammo insieme una nuova procedura operativa e un software su misura che potesse automatizzare la maggior parte delle attività. Quando la nuova procedura arrivò a regime, l'impiegata ci metteva una sola settimana al mese per calcolare le provvigioni agli agenti e si poteva dedicare per le restanti tre settimane al suo vero lavoro, tenendo i rapporti con gli agenti venditori!

L'impiegata recuperò il suo tempo e l'azienda risparmiò uno stipendio!

Anche nella tua impresa ci sono persone che eseguono attività ripetitive al computer?

Con il software su misura di Infocomm.Pro potrebbero recuperare il tempo per le attività importanti!